+7 (499) 653-60-72 Доб. 417Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 929Санкт-Петербург и область

Как подшиваются документы в дело по датам

Как подшиваются документы в дело по датам

Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Памятка по подготовке и передаче документов в архив Законченные в делопроизводстве документы группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел, согласованной и утвержденной в порядке, рассмотренном в разделе 5 этого спецвыпуска см. При этом, как правило, дела на предприятии формируют децентрализованно, т. Однако если объем документооборота на предприятии до 10 тыс. Правила формирования документов в дела описаны в гл.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Как подшиваются документы в дело по датам

Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Памятка по подготовке и передаче документов в архив Законченные в делопроизводстве документы группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел, согласованной и утвержденной в порядке, рассмотренном в разделе 5 этого спецвыпуска см. При этом, как правило, дела на предприятии формируют децентрализованно, т. Однако если объем документооборота на предприятии до 10 тыс. Правила формирования документов в дела описаны в гл.

Приведем основные из них:. Как исключение из этого правила, когда этого требует специфика работы предприятия, документы постоянного и временного хранения, связанные с решением одного вопроса, могут временно группироваться в течение года в одно дело. По окончании года или после решения вопроса указанные документы должны быть помещены в отдельные дела согласно номенклатуре дел в соответствии с таким принципом: в одно дело помещают документы только постоянного хранения, а в другое — временного п.

Положения, правила, инструкции и т. Если они утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела по видам и хронологии п. Распространенной ошибкой предприятий является формирование всех приказов руководителя в одно дело. В связи с этим обратите внимание:. Приказы по кадровым вопросам личному составу группируют в соответствии с их видами и сроками хранения. При этом учтите: запрещено группировать вместе приказы длительного 75 лет и временного 5 лет хранения.

Заметьте: при больших объемах документов целесообразно приказы по кадровым вопросам личному составу , касающиеся различных направлений деятельности учреждения прием на работу, увольнение, премирование, командировки, отпуска и т.

Если создается незначительное количество различных видов приказов по кадровым вопросам личному составу , их можно группировать по срокам хранения: в одно дело — приказы длительного срока хранения, в другое — временного срока хранения. Документы заседаний коллегиальных органов группируют в 2 дела п. Протоколы заседаний коллегиальных органов группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям этих органов систематизируют по датам и номерам протоколов, а в пределах группы документов, которые касаются одного протокола, — по повестке дня заседания п. Переписку группируют по содержанию и корреспондентскому признаку и систематизируют в хронологическом порядке: документ-ответ размещают за документом-запросом.

Поручения вышестоящих учреждений и документы, связанные с их выполнением, группируют в дела по направлениям деятельности предприятия или по авторам инициативных документов. Документы в небольшом количестве группируют в одно дело. В деле документы систематизируют по датам поручений. Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки группируют в дела отдельно от проектов этих документов. Документы в личных делах работников группируют в хронологическом порядке по мере их пополнения в такой последовательности п.

Обратите внимание: копии приказов и распоряжений о взысканиях, поощрениях, смене фамилии работника и т. Эти сведения вносят в дополнения к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку. При этом заметьте: сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся п.

Расчетно-платежные ведомости лицевые счета работников предприятия систематизируют в пределах года по фамилиям в алфавитном порядке, а ведомости на выплату денег ведомости начисления заработной платы формируют ежемесячно в пределах года.

Методическое руководство и контроль за формированием дел на предприятии и в его структурных подразделениях осуществляют служба делопроизводства и архив предприятия п. Дела предприятия следует должным образом оформить.

Требования к оформлению дел установлены гл. Рассмотрим их. В зависимости от сроков хранения документов осуществляют полное или частичное упрощенное оформление дел. Таким образом осуществляют частичное оформление дел. В частности, оформление таких дел предусматривает :. Систематизация документов предусматривает их размещение в деле по хронологии поступления или создания с января по декабрь.

Все листы дела нумеруют арабскими цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу простым мягким карандашом или механическим нумератором. Листы заверительной надписи и внутренней описи нумеруют отдельно. Чернила, пасту или цветные карандаши применять для нумерации листов дела, листов заверительной надписи и внутренней описи запрещено п.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют в каждом томе части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы, которые являются отдельными листами в деле, нумеруют с оборотной стороны в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами фотографиями, вырезками, выписками и т. Если к документу подклеены одной стороной другие документы вырезки, вставки к тексту, переводы и др.

Конверты с вложениями, подшитые в дело, нумеруют сплошной нумерацией листов дела. При этом сначала нумеруют конверт, а затем каждое вложение в конверте. Листы большего формата, чем А4, подшивают с одной стороны и нумеруют как один лист в правом верхнем углу, а затем фальцуют в формат А4.

В случае отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается использовать буквенные обозначения листов а, б и т. При большом количестве ошибок листы перенумеровывают путем зачеркивания одной косой чертой старого номера и проставления рядом нового.

Согласно п. Необходимость составления внутренней описи документов отдельных дел определяется инструкцией по делопроизводству на предприятии. Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, который содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

Ее подписывает составитель. К внутренней описи оформляют итоговую запись, в которой указывают цифрами и словами количество документов, включенных в опись, и количество листов внутренней описи. Если дело переплетено или подшито ранее без внутренней описи, то ее бланк подклеивают с внутренней стороны лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела включение дополнительных документов, их исключение, замену оригиналов копиями и др. Приведем пример составления внутренней описи личных дел. С целью учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации в конце дела составляют заверительную надпись п. Ее помещают в конце дела, а в печатных экземплярах дел учетные журналы, отчеты и т. В заверительной надписи оговаривают следующие особенности нумерации документов дела :.

Заверительную надпись подписывает ее составитель. Все последующие изменения в составе и состоянии дела повреждение листов, замена документов копиями, присоединение новых документов и т. При большом количестве перенумерованных листов в конце дела составляют новую заверительную надпись. При этом старая заверительная надпись зачеркивается и хранится в деле постоянно. Приведем пример составления заверительной надписи. Документы, содержащиеся в деле, подшивают на 4 прокола специальными суровыми нитками или дратвой.

А дела постоянного, длительного свыше 10 лет хранения и по кадровым вопросам личному составу переплетают в твердую обложку из картона. Металлические скрепления скрепки, шпильки при этом удаляют п. Во время переплета или подшивки документов нельзя затрагивать текст. Если текст документа напечатан слишком близко к его левому краю, необходимо нарастить корешок документа бумагой того же качества, что и носитель текста документа.

При наличии в деле невостребованных личных документов трудовых книжек, удостоверений, дипломов, аттестатов, свидетельств и т. Если таких документов значительное количество, их изымают из дела и на них составляют отдельную опись. Титульные листы рекомендуется изготавливать печатным способом и заполнять изменяющуюся информацию от руки п. Заголовок дела на обложке должен соответствовать заголовку в описи дел структурного подразделения.

На обложке дел титульных листах проставляют :. Если дело состоит из нескольких томов частей , то на каждом из них проставляются крайние даты документов. В случае проставления точных календарных дат число и год указывают арабскими цифрами, а название месяца — прописью.

Если в дело включены документы приложения и т. Даты можно не указывать на обложке титульном листе дел, содержащих годовые планы и отчеты, поскольку они отражены в заголовках дел;. Надписи на обложках дел постоянного и длительного свыше 10 лет хранения делают четко черными светостойкими чернилами или пастой. В случае помещения в дело надлежащим образом оформленного титульного листа, изготовленного печатным способом, на обложке дела указывают только номера архивного фонда, описи и дела. При этом запрещено наклеивать титульный лист на обложку дела.

Структурные подразделения предприятия обязаны описывать документы постоянного и длительного свыше 10 лет хранения, по кадровым вопросам личному составу через год после завершения дел в делопроизводстве. С этой целью составляют описи дел. В случае ликвидации или реорганизации предприятия описи в обязательном порядке составляют также и на дела временного до 10 лет хранения. Описи дел ведут в течение нескольких лет с использованием единой сквозной нумерации.

Во время составления описей дел необходимо соблюдать такие требования :. Если дело состоит из нескольких томов частей , то каждый том часть вносят в опись под отдельным номером ;. При этом прочие сведения о делах вносят в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводят полностью;. Также учтите следующие правила для распределения дел в соответствии со схемой систематизации п. При этом название первого подразделения берется в скобки и пишется название последнего.

В конце описи делают итоговую запись с указанием цифрами и прописью количества дел, учитываемых по описи, первого и последнего номеров дел в описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи буквенные и пропущенные номера дел. В годовой раздел описи вносят также дела, не завершенные в течение календарного года.

Графы 4 и 5 описи при этом не заполняют. Опись дел структурного подразделения составляют в 2 экземплярах п. Первый экземпляр передается вместе с делами в архив предприятия, а второй остается как контрольный экземпляр в структурном подразделении. Опись дел подписывается ее составителем, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения п. Наши сайты: iFactor Электронные версии бухгалтерских журналов FactorAcademy Дистанционное обучение на онлайн-курсах в различных направлениях Бухгалтер Всё о бухгалтерском учете, налогообложении и отчетности Бухгалтер.

Регистрация Войти Выход.

Архив документов

Архив документов Готовим документы к хранению Формирование дел — это значит поместить исполненный документ в дело, выбрав его по номенклатуре дел. Так же важно придерживаться систематизации в процессе группировки документов. Давайте обо всем по порядку. В маленьких организациях с небольшим количеством работников дела могут формироваться централизованно. Например, это может делать секретарь. Но обычно формирование дел происходит в подразделениях, где были созданы документы или куда были переданы для исполнения. Поэтому каждый сотрудник офиса должен иметь представление о порядке формирования дел, чтобы обеспечить сохранность и в случае необходимости оперативно найти понадобившийся документ.

Оформляем дела на постоянное хранение

Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке. Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел — систематизированы. Вынимать из них документы пока рано.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Подшивка дела

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел — это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Такая подготовка включает в себя формирование дел, их оформление в соответствии с действующими правилами и составление описей дел. Как правильно осуществить указанные мероприятия, расскажет этот раздел спецвыпуска.

Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи. Составление листа-заверителя дела к п. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела.

Формирование дел в организации и их текущее хранение

Подготовка документов к передаче в архив Хранение документов в архиве В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации: документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет; проектной документации по капитальному строительству — 20 лет; технологической и конструкторской документации — 20 лет; патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет: научной документации — 15 лет; кино- и фотодокументов — 5 лет; видео- и фотодокументов — 3 года. В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный муниципальный архив.

.

Как подшивать документы

.

Готовим документы к хранению

.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в папку с чтобы они по в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления.

Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Видеоурок. сшив отчета касира
Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. peophasrino

    Думаю, что ничего серьезного.

  2. Будимир

    Как раз то, что нужно. Вместе мы сможем прийти к правильному ответу. Я уверен.

  3. paibutpcom

    Что Вы имеете в виду?

  4. Бронислава

    На ошибках учатся, после ошибок – лечатся. На вопрос анкеты “Семейное положение:….” гордо написал – “Сверху”. правительству нужен новый толчок… (Б.Н. Ельцин) О стиральной машине: ядрена BOSH Когда пьешь, нужно знать меру. Иначе можно выпить меньше. Общеизвестно, что человек может вечно смотреть на три вещи: как горит огонь,как течет вода и как работает другой человек.

  5. Ариадна

    Эх, держите меня семеро!