+7 (499) 653-60-72 Доб. 417Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 929Санкт-Петербург и область

Тетрадь входящих и исходящих писем в офисе

Тетрадь входящих и исходящих писем в офисе

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно Журнал регистрации входящих документов В ценных письмах пересылаются: документы и ценные бумаги дипломы, паспорта, свидетельства о рождении и браке, пенсионные и судебные дела, облигации государственных займов, лотерейные билеты и другие денежные документы , грамоты, фотоснимки, художественные карточки, печатные издания, почтовые марки и другие аналогичные предметы и документы, имеющие для отправителя и получателя ценность.

Как можно назвать тетрадь для входящих писем

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно Журнал регистрации входящих документов В ценных письмах пересылаются: документы и ценные бумаги дипломы, паспорта, свидетельства о рождении и браке, пенсионные и судебные дела, облигации государственных займов, лотерейные билеты и другие денежные документы , грамоты, фотоснимки, художественные карточки, печатные издания, почтовые марки и другие аналогичные предметы и документы, имеющие для отправителя и получателя ценность.

Кроме того, в адреса предприятий, организаций, учреждений, учебных заведений, редакций и издательств в ценных письмах могут пересылаться рукописи, заявления и жалобы. В ценных бандеролях пересылаются: предметы культурно-бытового и производственного назначения, печатные издания, деловые бумаги, лекарства, кондитерские изделия и другие продукты питания длительного хранения, сохранность которых будет обеспечена в упаковке, предусмотренной для данного вида почтовых отправлений.

Для упаковки ценных писем применяются стандартные почтовые конверты или плотная бумага, ткань, клеенка и другие подобные материалы, обеспечивающие сохранность вложения.

Ценные письма с деньгами и ценностями, отправляемые учреждениями банков, финансовыми органами, эксплуатационными предприятиями системы РСС принимаются упакованными в специальные брезентовые сумки. Для упаковки ценных бандеролей применяются полиэтиленовые мешочки, прочная бумага, ткань, футляры, картонные коробки, деревянные фанерные или металлические ящички.

Отправитель выбирает упаковку с учетом характера пересылаемого вложения в соответствии с требованиями, изложенными в ст.

Ценные бандероли крестообразно перевязываются льняным шпагатом. Ценные письма могут предварительно прошиваться. В зависимости от характера и ценности вложения по усмотрению этих отправителей для опечатывания ценных писем вместо сургуча могут применяться облатки из тонкой бумаги типа папиросной , наклеенные силикатным клеем с оттиском каучуковой печати, присвоенной отправителю.

Закрытые ценные письма с облигациями государственных займов, лотерейными билетами и другими ценными бумагами принимаются только опечатанными сургучом. Место соединения ленты заклеивается адресным ярлыком. При упаковке ценных бандеролей в полиэтиленовую оболочку на местах сварки воспроизводится наименование отправителя.

Ценные письма от граждан принимаются только в открытом виде с проверкой вложения. Ценные бандероли по желанию отправителей могут приниматься как в открытом, так и закрытом виде. Открытые ценные письма и бандероли принимаются с описью всех отправляемых предметов.

Опись вложения ф. Пересылаемое вложение записывается в опись поименно с указанием суммы оценки по ее действительной стоимости, определенной отправителем. Оба экземпляра описи подписываются отправителем. По желанию отправителя на первом экземпляре описи, вкладываемой в ценное письмо бандероль , оценка предметов может не указываться. При пересылке в ценном открытом письме авансовых и бухгалтерских отчетов, а также относящихся к ним документов разрешается вносить их в опись общим количеством листов с указанием общей суммы оценки.

Облигации государственных займов, лотерейные билеты и другие денежные документы записываются в опись ценного письма с указанием номеров, серий и их номинальной стоимости, а по облигациям и билетам, на которые выпали выигрыши, вместо номинальной стоимости указывается сумма выигрыша. При приеме открытого ценного письма бандероли работник связи сверяет вложение с описью, а также тождественность места назначения, наименование адресата, суммы ценности и особые отметки, указанные на отправлении и в обоих экземплярах описи, расписывается на них и ставит оттиск календарного штемпеля.

Первый экземпляр оформленной описи вкладывается в ценное письмо бандероль , а второй экземпляр выдается отправителю. Открытые ценные письма и бандероли в присутствии отправителя упаковываются, заклеиваются и опечатываются страховой печатью с таким расчетом, чтобы все клапаны письма или оболочки бандероли были скреплены сургучными оттисками страховой печати, обеспечивающими сохранность вложения.

Письма с оценкой до руб. Если ценные бандероли отправляются с адресной биркой, то концы шпагата припечатываются к бирке. Место соединения ленты плотно заклеивается адресным ярлыком, составленным отправителем и оформленным работником связи. После оформления и опечатывания ценное письмо бандероль взвешивается и с отправителя взимается установленная плата, на свободном месте оболочки письма или бандероли цифрами проставляются масса и общая сумма полученной платы, заверяемые подписью работника связи рис.

При приеме бандероли для пересылки в полиэтиленовой оболочке внутрь вкладывается упакованное вложение с наклеенным на него оформленным адресным ярлыком. Открытая сторона полиэтиленовых мешочков сваривается в присутствии отправителя на термосварочной машине с воспроизведением на шве шестизначного почтового индекса и наименования предприятия связи места приема бандероли. На клапаны бандеролей разрешается наклеивать адресные ярлыки, заполненные отправителями.

Адресные ярлыки работником связи оформляются до наклеивания на бандероль. В левом верхнем углу адресной стороны ценного письма бандероли или адресного ярлыка бандероли работник связи наклеивает ярлык ф. В правом верхнем углу адресной стороны письма бандероли или адресного ярлыка ставится оттиск календарного штемпеля.

При приеме ценной бандероли с вложением хрупких предметов на нее наклеивается ярлык ф. Если адресные данные написаны непосредственно на бандероли, то оттиск календарного штемпеля на ней не ставится, а дата приема указывается от руки. За повреждение хрупких предметов, пересылаемых в ценных бандеролях воздушными судами, органы связи и гражданской авиации ответственности не несут.

На бланке телеграммы оператор проставляет номер ценного письма бандероли , дату получения почтового отправления адресатом с учетом контрольного срока прохождения, номер телефона для справок и фамилию отправителя.

Номер отправленной телеграммы указывается на оболочке отправления. Ценные письма бандероли записываются под копирку в тетради ф. Образец заполнения квитанции ф. При оформлении приема ценного письма бандероли на почтово-кассовом аппарате на квитанции воспроизводится: наименование предприятия связи, дата приема, номер, масса, ценность, шифр операции и сумма платы.

Если ценное письмо подается в маркированном конверте, то в квитанции ф. Принятые на предприятиях связи ценные письма и бандероли в установленные расписанием сроки передаются на обработку и отправку с поименной проверкой принимающим по тетради ф.

На предприятиях связи, где прием ценных писем бандеролей и их обработка осуществляется в разных помещениях, ценные письма бандероли передаются на отправку под расписку в тетради ф. В накладной указываются их номера и общее количество прописью. Письма с оценкой свыше руб. Если прием ценных писем бандеролей оформлен на почтово-кассовом аппарате, то, независимо от того, осуществляется прием и обработка их в одном или разных помещениях, накладные ф. В расписке на копии накладной указываются общее количество прописью принятых ценных писем бандеролей и время приема.

Один экземпляр накладной с распиской принявшего отправления остается в кассе приема. Работник, принимающий ценные письма бандероли , перед тем как расписаться, обязан осмотреть их наружное состояние, обращая внимание на целость оболочек, перевязей и печатей.

Ценные письма и ценные бандероли сортируются и пересылаются в мешках в соответствии с инструкциями о порядке сортировки и направления письменной корреспонденции, посылочной и страховой почты. Перед заделкой в мешки ценные письма и бандероли приписываются к отдельным накладным ф. При записи писем с оценкой до руб. Если ценное письмо или бандероль приняты с наложенным платежом, то в накладных независимо от суммы оценки записывается сумма наложенного платежа.

Транзитные ценные письма и бандероли приписываются с указанием, кроме того, места подачи. Ценные письма и бандероли собственного приема и транзитные, следующие далее того места, куда адресованы накладные, приписываются с указанием также места их назначения. Образец составления и оформления накладной ф. На ярлыке ф. Общая накладная выписывается в адрес почтового вагона в трех экземплярах.

На втором экземпляре накладной работник прижелезнодорожного предприятия связи расписывается за принятые страховые мешки. В накладных подводятся итоги количества прописью, они подписываются двумя работниками, участвовавшими в обработке. В отделениях связи, имеющих в штате одного работника без учета почтальонов , накладные подписываются только им. На каждой накладной и ее копии проставляется оттиск календарного штемпеля с датой составления накладной.

Подлинные экземпляры накладных ф. Ценные письма пересылаются в отдельных страховых мешках выделенным порядком. Из отделений связи с небольшим объемом работы до сортировочных предприятий ценные письма, ценные бандероли, мелкие посылки отправляются вместе с припиской к одной накладной ф. Если в мешке отправляется два и более ценных письма, то они крестообразно перевязываются шпагатом. Страховые мешки с ценными письмами и бандеролями заделываются в следующем порядке.

Верхняя часть мешка туго свертывается и охватывается двойным оборотом льняного шпагата, под который предварительно подкладывается ярлык ф. При пересылке в страховом мешке ценных писем на адресном ярлыке ф. Концы шпагата перекрещиваются и один конец пропускается под оба оборота шпагата, после чего он туго затягивается и завязывается двойным узлом рис. Перевязь делается с таким расчетом, чтобы вложение мешка не перемещалось.

Мешок опломбируется или опечатывается. Ярлык ф. При заделке страховых мешков могут использоваться запирающие устройства рис. Порядок применения такого устройства описан в отдельной инструкции. Вскрытие страховых мешков на предприятиях связи производится в соответствии со ст.

Входящие ценные письма и бандероли передаются на рабочие места в кладовую под расписку на накладной ф. Если рабочие места вскрытия страховых мешков и выдачи ценных писем бандеролей находятся не в одном помещении и эти операции выполняются разными работниками, то на передачу ценных почтовых отправлений составляется накладная ф.

Работник, принимающий ценные письма и бандероли, поименно сверяет их с записями в накладной ф. При поступлении возвращенного или досланного почтового отправления в накладной ф. На оборотной стороне ценного письма ставится оттиск календарного штемпеля, на бандероли дата поступления указывается от руки. Там же проставляются порядковые входящие номера, которые указываются в накладной ф. Порядковая нумерация ценных писем бандеролей ведется в течение месяца.

Дефекты в упаковке и оформлении ценных писем и бандеролей, выявленные при проверке, оформляются актом ф. На каждое ценное письмо бандероль выписывается извещение ф. При поступлении пяти и более ценных писем и бандеролей в адрес одного предприятия, организации, учреждения, на все отправления выписывается одно извещение ф. В этом случае в извещении ф. Ценные письма бандероли с оплаченной доставкой вместе с извещениями выдаются почтальонам в доставку под расписку в книге ф.

Общая сумма ценности писем и бандеролей, выдаваемых почтальонам в доставку, устанавливается руководителем предприятия связи. Принимая к доставке ценные письма бандероли , почтальон тщательно осматривает их оболочки, печати, пломбы, ленты, наклейки, проверяет правильность массы и расписывается в книге ф.

Ценные письма и бандероли выдаются адресатам под расписку на извещениях ф. Выдачу ценного письма бандероли работник связи удостоверяет своей подписью. По желанию получателя открытое ценное письмо бандероль при выдаче может не вскрываться, но об этом на извещении ф. Разрез оболочки делается с таким расчетом, чтобы не повредить печатей и вложения. Если при вскрытии ценного письма бандероли обнаружится недостача вложения, то на описи делается отметка о том, чего именно не оказалось, а при отсутствии ф.

Такое письмо бандероль возвращается на предприятие связи для составления акта и вложение выдается адресату на предприятии вместе с копией акта.

Регистрация исходящих документов

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Однако такой подход ошибочен. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов — совсем другие Таблица 1. Трудно сказать, как удается секретарям, совершающим эту ошибку, помещать два совершенно разных набора сведений о документах в одну и ту же регистрационную форму.

Как вести тетрадь исходящих документов

После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в службу ДОУ на регистрацию. Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности. Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников. Но приходила ли вам в голову мысль, что организация учебных материалов тоже играет важную роль? Если нет, то это статья именно для вас. Между тем, законодательство ограничивает использование документов, относящихся к служебной переписки, как средства нормативного регулирования.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Конкурс на канцелярию / Входящие и исходящие письма #2 /Бумажные письма // Вместе с Машей

Ответить admin 25 09 2016 Здравствуйте! Обычно на самой характеристике регистрационный номер не проставляется. Если характеристика направляется в другую организацию, то регистрируется сопроводительное письмо.

Контроль исполнения документов — организация работы Журнал регистрации входящих документов Регистрация входящих документов У нас группа компаний, могу ли я вести журнал регистрации входящей корресп. Если эти компании самостоятельные, имеют разные названия, со своими руководителями, то регистрация документов должна вестись самостоятельно в каждой компании.

ГОСТ Р 51141-98 Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация преследует три цели: контроль за их исполнением; справочная работа по документам.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Ответить admin 29 10 2015 Здравствуйте! Каких-либо рекомендаций по этому поводу в нормативных документах нет. Алина 10 11 2015 Здравствуйте! Соответственно, дабы исправить ситуацию ОД хочет завести новый журнал так сказать, с чистого листа начать.

.

10 любимых ошибок в управлении документами

.

Тетрадь входящих и исходящих писем в офисе

.

регистрационных тетрадей, входящих и исходящих материалов редакции «Искры», отдельных писем в газету и других иллюстративных материалов.

Журнал регистрации входящих документов

.

.

.

.

.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. pronunis

    Как хорошо что удалось отыскать таковой несравненный блог, и тем более отлично, что есть таковые писателя толковые!

  2. Инга

    Тема интересна, приму участие в обсуждении. Вместе мы сможем прийти к правильному ответу. Я уверен.

  3. Вячеслав

    По моему мнению Вы не правы. Пишите мне в PM, обсудим.